Les événements que nous produisons en hybride
Le mot « hybride » recouvre des formats très différents, mais le dispositif ne change pas beaucoup.
La convention d'entreprise. Une journée en salle, dont on diffuse la plénière du matin aux sites qui ne se sont pas déplacés. C'est le cas le plus fréquent, et celui où l'arbitrage du programme compte le plus : tout ne mérite pas d'être diffusé.
Le séminaire de management. Public restreint en salle, audience élargie à distance. L'enjeu est d'éviter que ceux qui suivent en ligne aient le sentiment d'assister à une réunion privée.
L'assemblée générale. Le formalisme impose une captation propre et un enregistrement fiable ; les votes passent par l'application d'interaction ou par votre outil habituel.
Le kick-off commercial. Beaucoup d'énergie en salle, des chiffres à l'écran, un rythme rapide. C'est le format qui bénéficie le plus de l'habillage complet et du topage.
La remise de prix ou la soirée interne. Courte, très visuelle, avec des séquences préparées à lancer au bon moment depuis la régie.
La journée d'intégration. Plusieurs prises de parole courtes qui s'enchaînent, souvent avec des intervenants peu à l'aise : la répétition compte autant que le dispositif.
Quand il n'y a pas de public en salle, le dispositif se simplifie beaucoup : voyez les pages town hall et webinar interne et table ronde.
Ce qui change vraiment par rapport à un live simple
Sur un live classique, la seule audience est à distance : l'image et le son sont pensés pour un écran d'ordinateur. Dès qu'il y a du public dans la salle, tout se dédouble.
Le son devient le point critique. Il faut que la salle entende les intervenants, et que le flux diffusé reste propre. On ne peut pas se contenter de micros cravate : il faut une console, des micros main pour les questions du public, des micros casque pour les intervenants qui bougent, et des enceintes orientées pour sonoriser sans créer de retour.
La lumière doit servir deux regards. Une lumière confortable pour le public en salle n'est pas suffisante pour la caméra, et une lumière calibrée caméra éblouit les intervenants. D'où le pont lumière et l'éclairage d'ambiance, réglés pour les deux.
Le rythme doit tenir les deux publics. Un silence de dix secondes pendant qu'on apporte un micro dans la salle passe inaperçu sur place, mais paraît interminable à distance. C'est le rôle du réalisateur : combler, couper, relancer.
Il faut quelqu'un pour tenir les deux salles. Sur un événement hybride, l'animateur n'est pas un confort mais une nécessité : il mène l'agenda, alterne volontairement entre les questions de la salle et celles du chat, nomme l'audience à distance pour qu'elle existe, et comble les temps morts. Ce rôle peut très bien être tenu par un collaborateur, à condition qu'il ait le déroulé en main et qu'il accepte de couper quand une intervention déborde.
Les questions viennent des deux côtés. Il faut décider à l'avance de l'alternance entre les questions de la salle et celles du chat ou de l'application, sinon l'audience à distance a le sentiment d'assister à un événement qui ne la concerne pas.
Le dispositif
Le format Hybrid mobilise quatre techniciens sur place au minimum : un réalisateur, un technicien vidéo, un technicien son et un quatrième technicien qui gère la lumière, le plateau et le pilotage de l'application d'interaction. La durée du live, elle, n'est pas fixée d'avance : elle suit le déroulé de votre événement, d'une plénière de deux heures à une journée entière rythmée par des séquences en direct. Elle est arrêtée au devis, après le repérage.
Côté matériel : quatre caméras pilotées depuis une régie, un écran et une enceinte de retour au sol pour les intervenants, la sonorisation complète de la salle avec quatre micros main et deux micros casque, un éclairage événementiel avec pont lumière et ambiance, l'habillage complet — jingle d'intro, transitions, vidéo d'attente animée, synthés et infodécor —, la diffusion Vimeo Pro, incluse dans les trois formats, et le replay hébergé six mois.
L'installation se fait la veille. Sur un événement de cette taille, monter le matin même est possible mais tend inutilement le planning : la répétition se retrouve compressée, et c'est elle qui sécurise le direct.
Le repérage n'est pas une formalité
Sur un événement hybride, le repérage conditionne le devis autant que la réussite du direct. Ce que nous y vérifions :
- le débit montant disponible et sa stabilité, en filaire et hors VPN ;
- l'alimentation électrique : nombre de lignes, position des tableaux, besoin d'un groupe ;
- l'acoustique de la salle, qui décide du placement des enceintes ;
- la hauteur sous plafond et les points d'accroche, pour le pont lumière ;
- les accès : quai de livraison, monte-charge, horaires autorisés, badges des techniciens ;
- le fond de scène et la position du public, qui déterminent les axes caméra ; c'est aussi là que se décide un éventuel fond imprimé sur structure aluminium, quand le décor du lieu ne convient pas.
Sur un lieu que nous ne connaissons pas, ce repérage est indispensable. Il se fait à l'étape de calage, avant la production du devis définitif.
Combien coûte un événement hybride
Le format Hybrid est chiffré sur devis, parce que le prix dépend du lieu bien plus que du dispositif : taille de la salle, nombre de participants, durée réelle, contraintes d'accès, éventuel groupe électrogène, scène et mobilier.
Pour vous donner un ordre de grandeur, un événement hybride complet se situe généralement au-delà du format Show, à 7 500 € HT, dont le détail figure sur la page formats et tarifs. Le devis détaille chaque poste, ligne par ligne : vous voyez ce que coûtent la sonorisation, l'éclairage, l'habillage et l'interaction séparément, et vous pouvez arbitrer.
Ce que nous vous conseillons d'arbitrer tôt
Le fond de scène. Une structure aluminium autoportée avec toile imprimée à votre charte règle la question d'un décor de salle inadapté, et resservira pour vos événements suivants — seule la toile est à refaire. À chiffrer sur devis.
La captation du public. Filmer la salle donne du corps au direct, mais suppose de prévenir les participants. Une mention dans l'invitation suffit le plus souvent.
Le replay. Un événement hybride de plusieurs heures se revoit rarement en entier. Prévoir un montage court de trois à cinq minutes, diffusé la semaine suivante, prolonge l'événement bien plus efficacement qu'un replay intégral.
L'après-midi ou le matin. Les audiences à distance décrochent moins le matin. Si vous avez le choix, gardez le créneau du matin pour la partie plénière, et l'après-midi pour ce qui se vit en salle.
Où nous intervenons
Nous sommes basés à Paris et nous produisons la plupart de nos lives en Île-de-France : Paris intra-muros, La Défense, Issy-les-Moulineaux, Boulogne, Saint-Denis, Nanterre, Massy, Vélizy, Saint-Quentin-en-Yvelines. Les tarifs affichés couvrent cette zone, déplacement et démontage compris.
Nous intervenons aussi en région, sur les sites industriels et les sièges de nos clients. Le déplacement, l'hébergement de l'équipe et la logistique sont alors chiffrés à part, et le repérage se fait le plus souvent la veille du live.
Questions fréquentes
Peut-on diffuser sur plusieurs plateformes en même temps ?
Oui, c'est possible : votre plateforme interne et une diffusion publique, par exemple. Il faut le prévoir au calage, car chaque flux supplémentaire consomme du débit.
Qui s'occupe de la scène et du mobilier ?
Nous pouvons prendre en charge le fond de scène, la moquette et le mobilier, ou travailler avec votre prestataire événementiel s'il y en a déjà un. Dans ce cas, nous calons les contraintes techniques ensemble au repérage.
Combien de temps faut-il pour l'installation ?
La veille, sur une demi-journée à une journée selon la taille du dispositif. Le démontage prend deux à trois heures après le live.
Intervenez-vous en région ?
Oui. Le déplacement, l'hébergement de l'équipe et la logistique sont alors chiffrés à part dans le devis.
Et si le réseau du lieu n'est pas fiable ?
Nous pouvons prévoir une connexion 4G/5G de secours avec bascule automatique. C'est une option que nous recommandons systématiquement sur les lieux que nous ne connaissons pas.
Un événement hybride à préparer ? Décrivez-nous votre projet, nous revenons vers vous sous 24 h avec une proposition de repérage et un devis détaillé.